Możliwości finansowe przedsiębiorców., zwłaszcza na początku działalności, często nie pozwalają na zakup lokalu, w którym będzie znajdowała się siedziba ich firmy, dlatego decydują się na najem.

Jeżeli zamierzasz wynająć lokal dla prowadzenia działalności gospodarczej – na biuro, sklep, salon usługowy, przychodnię dla zwierząt czy aptekę, kluczową kwestią staje się wynegocjowanie chroniących twoje interesy warunków umowy najmu oraz późniejszych dobrych relacji z właścicielem lokalu.

Warto wiedzieć, jakich usług możesz oczekiwać od radcy prawnego podczas negocjowania warunków, zawierania oraz wykonywania umowy najmu.

Lista zagadnień do rozważania

Najpierw sam powinieneś dobrze określić potrzeby dotyczące lokalu, takie jak:

• lokalizacja,
• wielkość,
• funkcje, jakie lokal ma spełniać,
• koszty, na jakie będzie cię stać,
• zmiany, jakich chciałbyś dokonać w wynajmowanym lokalu.

Jeżeli już wybrałeś lokal i określiłeś swoje potrzeby, dotyczące działalności w tym lokalu, zanim rozpoczniesz negocjowanie warunków umowy najmu, powinieneś uważanie i dokładnie rozważyć następujące zagadnienia:

• na jaki okres chciałbyś wynająć lokal? To ważne, gdyż od tego zależą nakłady, jakich warto dokonać w wynajmowanym lokalu oraz możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy; pamiętaj, że umowa zawarta na czas oznaczony co do zasady nie może być wcześniej rozwiązania;
• czy chcesz zapewnić sobie możliwość łatwego i szybkiego rozwiązania umowy, czy też z uwagi na planowane nakłady i sprawdzony wcześniej biznes chciałbyś, aby umowa zapewniła ci wieloletni okres najmu?
• czy sprawdziłeś, czy przeznaczenie wybranego dla ciebie lokalu jest zgodnie z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo decyzją o warunkach zabudowy? Ewentualna konieczność zmiany sposobu użytkowania lokalu najczęściej wiąże się z czasochłonnym załatwianiem wielu formalności;
• czy sprawdziłeś, jakie są stawki czynszu i innych opłat związanych z najmem dla podobnych lokali w tej okolicy? Dobrze jest dysponować takim rozeznaniem np. opartym na danych z agencji pośrednictwa wynajmu nieruchomości w wybranej dla ciebie okolicy,
• czy wiesz za jakie naprawy będziesz w lokalu odpowiadał? Warto to wiedzieć, gdyż naprawy mogą być kosztowne, szczególnie w starych lokalach, dlatego ważne jest określenie w umowie dokładnego zakresu reperacji, do których będziesz zobowiązany, a do których zobowiązany będzie wynajmujący;
• czy sprawdziłeś i wiesz, jakie będą opłaty eksploatacyjne, tzn. m.in. za media i opłaty zarządcze, związane z tym lokalem? To ważne, gdyż część kosztów związanych z budynkiem, w których znajduje się wybrany przez ciebie lokal, w tym np. napraw i remontów, do których zobowiązany jest wynajmujący, może on próbować wliczać do opłat eksploatacyjnych.
• czy planujesz remont w lokalu, przeróbki w celu dostosowania lokalu do swojej działalności ? Jeżeli tak, ważne będzie odpowiednie zapisanie w umowie w jaki sposób zostanie to rozliczone – np. poprzez zwolnienie z czynszu za początkowy okres najmu, albo zwrot nakładów przez wynajmującego po zakończeniu najmu;
• czy chcesz mieć możliwość podnajmu innej firmie całego lokalu lub jego części? Korzystne może być nierezygnowanie z tej możliwości z uwagi na możliwość zmniejszenia kosztów najmu;
• czy wiesz, jakiego zabezpieczenia zażąda od ciebie wynajmujący? Może to być kaucja gwarancyjna, gwarancja bankowa, depozyt bankowy, weksel bądź oświadczenie o dobrowolnym podaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego; wysokość zabezpieczeń można negocjować, przy czym kaucja nie powinna przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za lokal; czy znasz dobrze sposoby wykorzystywania tego rodzaju zabezpieczeń?
• czy znasz zasady, na jakich właściciel lokalu może podwyższyć wysokość czynszu? Warto wynegocjować przed zawarciem umowy okoliczności, w których wynajmujący będzie zobowiązany do obniżenia czynszu;
• czy wiesz, co będzie działo się po zakończeniu najmu? Warto zapisać w umowie sposób rozliczania opłat eksploatacyjnych, nakładów oraz terminy, w których musisz opuścić lokal lub przywrócić go do stanu pierwotnego, a także ustalić wysokość opłat za pozostanie w lokalu po rozwiązaniu umowy.

Porady w sprawie negocjowania warunków umowy najmu

Dlaczego nie skorzystać z porady prawnej doświadczonego radcy prawnego? Przecież warto rozważyć, czy ryzyko zawarcia niekorzystnej umowy nie okaże się zbyt kosztowne!

• Zawarcie umowy najmu bez konsultacji z radcą prawnym niesie ze sobą ryzyko, że w przyszłości konsekwencje mogą narazić cię na straty, których można było uniknąć.
• Ponieważ najem regulują przepisy prawne, w tym ustawa o najmie lokali oraz Kodeks cywilny, bez pomocy radcy prawnego możesz nie być świadomy przysługujących Ci praw, ani obowiązków, jakie nakładają na ciebie obowiązujące w tym zakresie przepisy.
• Umowa najmu powinna w sposób precyzyjny określać obowiązki wynajmującego, a także w razie potrzeby umożliwiać swobodne korzystanie z praw najemcy. Na etapie zawierania umowy radca prawny posiadający wiedzę i doświadczenie może wiele wynegocjować, gdyż wie, jak to robić i co będzie ważne dla Ciebie jako najemcy w przyszłości, zarówno po podpisaniu umowy jak i jej wygaśnięciu.
• Radca prawny poradzi też, jak uniknąć ewentualnych problemów, czy dodatkowych obciążeń i będzie chronić twoje interesy na każdym etapie, począwszy od negocjacji warunków najmu odpowiadających twoim potrzebom, poprzez zawarcie umowy oraz jej późniejsze wykonywanie.